Een stappenplan voor diversiteit: “Winst door verschil”

Met het 5-stappenplan voor diversiteit kunt u direct aan de slag gaan om diversiteit te ontwikkelen: weten wat we waarom willen, concrete doelen bepalen, organiseren dat we succes kunnen hebben, acties bepalen en uitvoeren, en meten in hoeverre we echt resultaten scoren, om daarmee vervolgens bijstellingen te kunnen doen.

Bekijk hier de gehele brochure die ook via Div is op te vragen: stappenplan_diversiteit.pdf

LET OP, lezers van het Div-stappenplan Winst door Verschil

Tekstcorrectie op pagina 5, het blokje ‘Wie is allochtoon?’
De definitie stopt na de woorden ‘….(tweede generatie).
De zinsnede daarna moet buiten beschouwing blijven.

Stap 1

Bepaal waaróm diversiteit een issue is voor het bedrijf (of niet)

a) Vanuit de markt: bepaal of het huidige producten- en dienstenpakket voldoende aansluit op de mogelijkheden/kansen/behoeften van de (snel veranderende) bevolkingssamenstelling.

b) Vanuit de samenstelling van het personeelsbestand: bevraag of
• we met ons personeelsbestand toegerust zijn op het goed bedienen van de gewenste
markten (in termen van aantallen en competenties)
• we problemen hebben of voorzien in het werven, behouden, doorstromen en motiveren
van goede medewerkers
• we in de interne ontwikkeling en besluitvorming voldoende de mogelijkheden benutten
van divers samengestelde teams.

c) Vanuit de rol in de maatschappij: bekijk in hoeverre we maatschappelijk verantwoord ondernemen met betrekking tot diversiteit en in hoeverre dat ons helpt om succesvol te zijn.

d) Kies vervolgens positie op de genoemde drie gebieden waar we nu met het bedrijf staan en waar we naartoe willen.

Nuttige tips

• Er is een royaal aanbod van organisatie- en diversiteitscans, vaak in de vorm van geautomatiseerde (digitale) vragenlijsten en analyses. Die kunnen helpen bij het helder maken waar een bedrijf op diversiteitsgebied staat.

• De visie, missie en strategie van een onderneming tonen al vaak een impliciete noodzaak tot het werken met en voor verschillende soorten mensen (als medewerkers of als klanten). Maak het belang expliciet.

• Onderzoek wat uw concurrenten doen op het vlak van diversiteit. Doen zij nog niets, dan ligt hier mogelijk een onderscheidende kans. Doen zij wel wat, dan kunt u leren van hun ervaringen.

• Naar de markt toe zijn er vanuit het bedrijf vele niveaus te onderscheiden waarop diversiteit relevant is: de service (medewerkers die letterlijk en figuurlijk dezelfde taal spreken als de klanten), business development en marktbewerking (medewerkers die producten en diensten kunnen ontwikkelen en leveren die appelleren aan diverse
klanten segmenten), en het strategisch niveau (strategische beslissingen voor de optimale aansluiting op diverse klantbehoeften).

• Een goede reputatie is (veel) geld waard. Deze wordt behalve door producten en diensten (52%) vooral ook bepaald door het bieden van een goede arbeidsomgeving (21%) en door maat schappelijke verantwoordelijkheid (22%). Producten en diensten zijn vaak snel en eenvoudig te kopiëren. Hoe men met mensen omgaat, is dat niet.
Daarmee biedt een goede omgang met diversiteit veel kansen voor onderscheid met uw concurrenten. Onderbouw het belang van diversiteit door de relatie te leggen met uw reputatie.

• Voor een toenemend aantal bedrijven is diversiteit een hoogst belangrijk issue. Er zijn echter ook bedrijven of bedrijfsonderdelen waarvoor het minder relevant kan zijn. Het bepalen van het belang van diversiteit is voor elk bedrijf
maatwerk.

• Een helder antwoord op de ‘waarom’ vraag is de aller belangrijkste stap om succesvol met diversiteit aan de slag te kunnen gaan.

• Hoe concreter de basisinformatie is, hoe makkelijker we in de volgende fase doelen kunnen stellen.

Stap 2

Bepaal de doelen voor het bedrijf, naar klanten, medewerkers en de maatschappij

De exacte doelen van diversiteit verschillen uiteraard per organisatie. Desondanks is een aantal algemene uitgangspunten voor elke onderneming relevant.
a) Naar klanten: bepaal de gewenste producten en diensten voor de diverse markten, met aandacht voor de mate van marktattractiviteit en het concurrentievermogen. Bepaal ook de gewenste service-levels naar de onderscheiden klantgroepen. Kies op grond van dit alles een aantal specifi eke doelen.

b) Naar medewerkers: bepaal de gewenste aantallen mensen voor de onderneming met de bijbehorende competenties, en de consequenties daarvan voor instroom, behoud, doorstroom en uitstroom.

c) Naar de maatschappij: bepaal hoe en met welk resultaat diversiteit bijdraagt aan de gewenste maatschappelijke profi lering (MVO) van het bedrijf. Met andere woorden: stel targets voor de mate waarin uw bedrijf ervaren wordt als ‘een goed burger’ op basis van diversiteit.

Nuttige tips

• Het werken aan diversiteit is geen snelle, incidentele actie, maar vraagt om een duurzame aanpak, met doelen op korte, middellange en lange termijn. Heb oog voor de quick wins om het proces een goede start mee te geven.

• Maak doelen zo veel mogelijk ‘smart’, met name meetbaar en realistisch. Dat is echter niet voor alle doelen even eenvoudig, waarbij ze behalve op ‘hardere’ gebieden zoals systemen en structuren ook kunnen liggen bij ‘zachtere’ gebieden zoals bijvoorbeeld de bedrijfscultuur en vaardigheden.

• Stel prioriteiten, niet alles kan in één keer.

• Doelen in de personeelssamenstelling kunnen beter gerelateerd worden aan stroomcijfers dan aan algemene vaste kengetallen. Dus als goed voorbeeld kan gelden: “Vijftig procent van de vacatures wordt de komende drie jaar ingevuld vanuit een aantal specifieke doelgroepen”.

• Bepaal naast de kansen/mogelijkheden ook de bedreigingen/belemmeringen. Zo kunnen binnen het bedrijf voorkeursposities van bepaalde groepen mensen of individuen tot grote weerstand leiden.

• De meerdere diversiteitsdoelen staan nooit los van elkaar; blijf ze ook in samenhang managen.

• Kies voor doelen die zijn toe te wijzen aan personen en afdelingen met specifieke verantwoordelijkheden. Organisatie-onderdelen die op dit vlak een belangrijke rol spelen zijn het algemeen management en de afdelingen Personeel & Organisatie, Business Development, Marketing en Communicatie, plus de Ondernemingsraad.

• Leg vast dát en hóe aan de doelen gewerkt moet worden door staf en lijn.

• Zorg dat de gehele onderneming de doelen kent en weet waarom ze belangrijk zijn, gekoppeld aan de visie, missie en strategie van het bedrijf. Houd vervolgens de voortgang van het realiseren van de doelen op de gezamenlijke agenda. Waardeer/beloon het bereiken van doelen.

• Stel reële doelen passend bij de omgeving/structuur van de organisatie.

Stap 3

Organiseer de mogelijkheden voor een succesvolle aanpak

Werken aan diversiteit is voor veel ondernemingen een nieuwe aanpak, die vraagt om goed geleid verandermanagement. Daarvoor zijn met name de volgende algemene principes van belang, geordend naar draagvlak/verankering en management:

Draagvlak/verankering
a) Creëer draagvlak: iedereen (allochtoon en autochtoon) moet de noodzaak van diversiteit begrijpen en zo mogelijk ondersteuning bieden bij het tot ontwikkeling brengen ervan. Mee laten denken geeft vaak commitment. Een groep ‘tegenstanders’ zal ook altijd blijven bestaan. Richt u op de middengroep, met ondersteuning van de voorstanders van het eerste uur.

b) Draagvlak ontstaat met name ook uit duidelijke doelen en richtlijnen van het management. De ontwikkeling van diversiteit is zoals elk ander organisatiedoel niet vrijblijvend.

c) Zorg ervoor dat diversiteit aansluit op/verankerd is binnen het primaire proces.

d) Maak de (bewaking van de) voortgang onderdeel van rapportagesystemen.

Management
e) Het expliciete commitment van de top is absolute noodzaak (zeggen en blijven doen). Diversiteit vraagt in de regel om een top down benadering, waarbij initiatieven ook van onderaf kunnen ontstaan.

f) Organiseer een multidisciplinair team binnen de organisatie dat als aanjager voor en bewaker van het implementatieproces kan zorgen (doe wat gepredikt wordt). Diversiteit vraagt om een integrale aanpak.

g) Zorg voor voldoende financiële middelen om succesvol bezig te kunnen zijn. De investeringen moeten zich zichtbaar terugbetalen. De financiële bewaking maakt duidelijk dat de reden van diversiteit met name ligt in het verbeteren van de performance van het bedrijf.

h) Benut desgewenst de mogelijkheden van externe expertise van adviesbureaus op het vlak van diversiteitsontwikkeling en -implementatie.

i) Laat het management zich vastleggen op specifieke diversiteitstargets.

Nuttige tips

• Zorg voor een goed verhaal voor de binnenwereld en de buitenwereld van het bedrijf dat uitlegt waarom diversiteit van belang is. Motiveer en concretiseer het belang van diversiteit naar alle medewerkers.

• Maak en houd het onderwerp diversiteit bespreekbaar. Wees ervan bewust dat er vele taboes en dilemma’s aan verbonden kunnen zitten.

• Beloon goed voorbeeldgedrag (creëer helden).

• De participatie van álle mensen binnen het bedrijf is de norm (en niet: het tolereren van mensen). Eisen stellen mag/moet.

• Diversiteit managen is een specifieke, te leren stijl van leidinggeven.

• De implementatie van diversiteit geeft vaak een verbeteringsimpuls.

• De ontwikkeling van diversiteit is een proces van trial and error. Niet alles is te voorzien en fouten maken hoort soms bij deze niet-eenvoudige materie.

• Grotere organisaties hebben vaak een eigen diversiteitsmanager. Diens positie is te vergelijken met die van bijvoorbeeld een kwaliteitsmanager.

• Geniet van de vernieuwende mogelijkheden die diversiteit brengt. Diversiteit betekent ook nieuw elan, en (soms nog onbekend) plezier binnen het bedrijf.

Stap 4

Plan acties en voer ze uit

Acties zijn natuurlijk organisatiespecifiek, maar bij een goed samenhangende aanpak van diversiteit zijn ze altijd gericht op ál de volgende onderdelen:
a) Het ontwikkelen, vaststellen en implementeren van het diversiteitsbeleid.

b) Het werven en selecteren van medewerkers (met aandacht voor specifieke competenties, voor meerdere organisatieniveaus).

c) Het behouden en laten doorstromen van medewerkers.

d) Het goed leren omgaan met elkaar door middel van opleiding en training (medewerkers en management binnen het bedrijf en met externe klanten- en andere relatiegroepen).

e) Doelgroepgerichte marketing en communicatie. De acties zijn idealiter met name in de lijn belegd, en de verantwoordelijkheid van meerdere functionele managers of managers van bedrijfsonderdelen.

Nuttige tips

• Plan acties in samenhang (bijvoorbeeld niet alleen maar werven van allochtonen zonder aandacht voor het behoud ervan. Als iemand zich niet thuis voelt in een onderneming is hij/zij weer snel vertrokken).

• Probeer beleid en acties in principe algemeen te houden zodat iedereen ervan profiteert. Dus geen aparte inwerkprocedures voor doelgroepen, maar wel het verbeteren van bestaande procedures en het naleven ervan.

• Opleiding en training is een gevarieerd veld met veel aanbod. Dat kan betrekking hebben op een goede interculturele omgang (vaardigheden) of meer op acceptatie en begrip (kennis en houding). Soms is de opleiding of training algemeen van aard, maar vaker op maat gericht op het concrete werk (bijvoorbeeld conflicthantering voor beveiligingspersoneel).

• Opleidingen en trainingen kunnen effectief werken aan het wegnemen van barrières, zoals die er vaak zijn op het vlak van taal, non-verbaal gedrag, stereotypen, culturele vooroordelen en angst voor het onbekende.

• Er zijn cultuurvrije assessments beschikbaar die waardevrij testen naar capaciteiten/intelligentie en naar de persoonlijkheid (met individuele eigenschappen en gedragsstijlen).

• Gespecialiseerde bureaus kunnen helpen bij de ontwikkeling van diversiteitsbeleid, bij kleurrijke werving & selectie, bij opleiding & training en bij marketing & communicatie. Een aantal bureaus combineert vaak effectief meerdere disciplines.

• Bij de uitvoering van de acties zal blijken dat er meerdere ontwikkelingsfasen doorlopen worden, zoals bij elke verandering: van een eerste meer idyllische fase, naar het missen van een bekende, houvastgevende oriëntatie, vervolgens vaak prikkelbaarheid, dan aanpassing en integratie tot uiteindelijk effectieve multiculturaliteit.

Stap 5

Meet en evalueer de resultaten
Een goede monitoring van (de realisering van) diversiteitsdoelen geeft zicht op de kosten/batenanalyse en maakt bijsturing gedurende het ontwikkelingsproces mogelijk. Daarvoor is verankering in een aantal bestaande rapportagesystemen de meest geëigende stap:
a) Neem de realisatie van diversiteitsdoelen op in de planning & control-cyclus.

b) Maak diversiteit onderdeel van de plannings-, ontwikkelings- en beoordelingsgesprekken met managers en medewerkers, en de verslaglegging daarover.

c) Laat diversiteit onderdeel zijn van de rapportages vanuit marketing & sales.

d) Laat bij (periodiek) onderzoek van uw reputatie specifi ek rapporteren op uw maatschappelijk profiel, met als belangrijk onderdeel daarin diversiteit.

Belangrijke meetwaarden zijn onder meer:
a) het aantal medewerkers van allochtone afkomst;

b) de spreiding over de diverse functieniveaus;

c) de duur van het dienstverband;

d) de mate van instroom;

e) de mate van doorstroom;

f) de mate van uitstroom;

g) het ziekteverzuim naar frequentie en duur;

h) de algemene medewerkerstevredenheid;

i) de algemene klantentevredenheid;

j) de omzetten en marges in de diverse doelgroepen;

k) de algemene maatschappelijke waardering.

Vaak zijn niet de exacte getallen relevant, maar gaat het om de ontwikkeling ervan in de loop van de tijd.

Nuttige tips

• Meten en evalueren is beter mogelijk bij meer concrete doelen, maar blijf ook aandacht houden voor de ‘zachtere’ targets, zoals ook ondernemen vraagt om een bepaalde mate van ‘buikgevoel’.

• De meest krachtige meet waarden komen uit de bottom line (de betere marges en een hogere winstgevendheid) en de top line (de toename van de verkoop door betere, diverse klantenservice, meer aansprekende producten, de opening van nieuwe markten e.d.).

• Meten en evalueren wint aan waarde als dat niet alleen binnen de eigen onderneming gebeurt, maar ook in relatie tot andere bedrijven. Uitwisseling en vergelijking van cijfers en ervaringen is mogelijk via diverse kennisnetwerken.

• De resultaten van het meten en evalueren worden gebruikt voor mogelijke verbeteringen in het cyclische proces van het bepalen van doelen, het organiseren van de aanpak en het uitvoeren van acties.

• Beloon individueel en groepssucces als de resultaten daartoe aanleiding geven. Dat is de beste stimulans voor verdere ontwikkeling.